Nội dung bài viết
Căn cứ pháp lý và quy định hiện hành
Nghị định 123-2020-NĐ-CP là văn bản quy định cụ thể về việc lập, xuất hóa đơn khi bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ. Các quy định liên quan bao gồm:
- Điều 4 Khoản 1: Yêu cầu bắt buộc xuất hóa đơn khi bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, bất kể khách hàng có lấy hóa đơn hay không.
- Điều 10: Quy định về nội dung hóa đơn, bao gồm tên, địa chỉ của người mua.
Quy định cụ thể về nội dung hóa đơn
Điều 10 Nghị định 123-2020-NĐ-CP quy định rõ về các yếu tố phải có trên hóa đơn:
- Tên và địa chỉ của người mua:
- Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh: Phải ghi tên, địa chỉ, mã số thuế theo đúng giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy chứng nhận đăng ký thuế.
- Trường hợp người mua không có mã số thuế: Không cần ghi mã số thuế.
- Tên và địa chỉ quá dài: Có thể viết tắt một số danh từ thông dụng (ví dụ: “Phường” thành “P”, “Quận” thành “Q”).
- Các trường hợp đặc thù:
- Hóa đơn bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại cho cá nhân không kinh doanh: Không cần thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế người mua.
- Hóa đơn bán xăng dầu cho cá nhân không kinh doanh: Không cần các chỉ tiêu như tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn; tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua; chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng.
Quy trình xuất hóa đơn cho khách hàng là cá nhân
Bước 1: Thu thập thông tin khách hàng
- Tên và địa chỉ: Ghi nhận từ hệ thống thương mại điện tử hoặc thông tin do khách hàng cung cấp.
- Trường hợp khách hàng không cung cấp thông tin: Sử dụng tên user trên tài khoản thương mại điện tử.
Bước 2: Lập hóa đơn
- Điện tử: Lập hóa đơn điện tử cho từng giao dịch bán hàng.
- Đầy đủ thông tin: Đảm bảo hóa đơn có đầy đủ thông tin theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123-2020-NĐ-CP
Bước 3: Ghi chú hóa đơn
- Ghi chú thêm nội dung trên hóa đơn là “khách hàng không lấy hóa đơn” nếu cần thiết.
Bước 4: Gửi hóa đơn
- Phương thức điện tử: Gửi hóa đơn điện tử qua email hoặc phương thức điện tử khác theo yêu cầu của khách hàng.
Bước 5: Lưu trữ hóa đơn
- Lưu trữ theo quy định: Lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định để phục vụ kiểm tra, đối chiếu khi cần.
Ví dụ cụ thể
Trường hợp 1: Khách hàng không lấy hóa đơn, không cung cấp thông tin
- Thông tin khách hàng: Khách hàng mua hàng trên Shopee với user “nguyenhoang123”, không cung cấp thông tin tên và địa chỉ.
- Hóa đơn: Ghi rõ “nguyenhoang123” ở mục tên khách hàng và ghi chú “khách hàng không lấy hóa đơn” ở phần ghi chú.
Trường hợp 2: Khách hàng là cá nhân cung cấp thông tin đầy đủ
- Thông tin khách hàng: Nguyễn Văn A, địa chỉ 123 Đường ABC, Phường DEF, Quận GHI, TP. HCM.
- Hóa đơn: Ghi đầy đủ thông tin tên và địa chỉ của Nguyễn Văn A trên hóa đơn.
Cách xử lý khi khách hàng từ chối cung cấp thông tin
- Sử dụng thông tin tài khoản: Ghi tên user đăng ký trên tài khoản thương mại điện tử.
- Ghi chú: Ghi chú thêm trên hóa đơn “khách hàng không cung cấp thông tin”.
Trường hợp đặc thù được xuất hóa đơn gộp
Theo quy định, chỉ một số trường hợp đặc thù mới được phép xuất hóa đơn gộp, bao gồm:
- Cung cấp dịch vụ viễn thông: Cuối mỗi ngày hoặc định kỳ trong tháng, lập chung một hóa đơn GTGT ghi nhận tổng doanh thu phát sinh theo từng dịch vụ.
- Cung cấp dịch vụ ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm: Cuối ngày hoặc cuối tháng, đơn vị thực hiện xuất hóa đơn tổng căn cứ thông tin chi tiết từng giao dịch phát sinh.
- Cơ sở kinh doanh thương mại bán lẻ, kinh doanh dịch vụ ăn uống theo mô hình hệ thống cửa hàng bán trực tiếp đến người tiêu dùng: Cuối ngày căn cứ thông tin từ Phiếu tính tiền để tổng hợp lập hóa đơn điện tử cho các giao dịch bán hàng hóa, cung cấp đồ ăn uống trong ngày.
Như vậy, việc xuất hóa đơn gộp không áp dụng cho bán hàng qua sàn thương mại điện tử.
Kết luận
- Bắt buộc xuất hóa đơn: Dù khách hàng không lấy hóa đơn, đơn vị vẫn phải xuất hóa đơn.
- Thông tin trên hóa đơn: Phải ghi đầy đủ tên và địa chỉ của người mua, có thể sử dụng tên user trên tài khoản thương mại điện tử nếu khách hàng không cung cấp thông tin.
- Trường hợp đặc thù: Chỉ các trường hợp đặc thù mới được không cần ghi tên, địa chỉ người mua trên hóa đơn.
- Không được xuất hóa đơn gộp: Doanh nghiệp bán hàng qua sàn thương mại điện tử không được xuất hóa đơn gộp cho nhiều giao dịch trong ngày.
Việc tuân thủ đúng các quy định này sẽ giúp doanh nghiệp không vi phạm quy định pháp luật và đảm bảo minh bạch trong giao dịch kinh doanh.
=> Xem thêm: MỨC THUẾ SUẤT MỚI ÁP DỤNG CHO HỘ KINH DOANH CÁ THỂ NĂM 2024