THỦ TỤC VÀ CHI PHÍ THUÊ Ô TÔ CÁ NHÂN VÀO CHI PHÍ DOANH NGHIỆP

Nội dung bài viết

Doanh nghiệp cần lưu trữ các giấy tờ sau để chứng minh chi phí thuê xe cá nhân là hợp lệ:

Hợp đồng thuê xe giữa doanh nghiệp và cá nhân.
Bản sao chứng thực các giấy tờ xe: Giấy chứng nhận đăng ký xe, biển số xe, bảo hiểm xe, giấy tờ tùy thân của chủ sở hữu xe (thẻ CCCD hoặc hộ chiếu).
Chứng từ thanh toán tiền thuê xe cho cá nhân.
Giấy tờ kê khai và nộp thuế nếu giá trị hợp đồng thuê xe vượt quá 100.000.000 đồng/năm.

Khoản 1, Điều 13 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định rằng: Cá nhân không kinh doanh, bán hàng hóa dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế giá trị gia tăng hoặc không phải kê khai, nộp thuế giá trị gia tăng thì cơ quan thuế không cấp hóa đơn. Thông tư 39-2014-TT-BTC
Khoản 25, Điều 4 Thông tư 219/2013/TT-BTC hướng dẫn rằng hàng hóa, dịch vụ của hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu hàng năm từ một trăm triệu đồng trở xuống không chịu thuế giá trị gia tăng. Thông tư 219-2013-TT-BTC

Kết luận:

Dịch vụ cho thuê xe của cá nhân có doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm không chịu thuế giá trị gia tăng.
Cá nhân cho thuê xe trong trường hợp này không cần xuất hóa đơn cho doanh nghiệp thuê xe.

Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định rằng: Cơ quan thuế sẽ cấp hóa đơn cho các tổ chức không phải là doanh nghiệp, hộ và cá nhân không kinh doanh nhưng có phát sinh hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ cần có hóa đơn để giao cho khách hàng.
Phụ lục bảng danh mục ngành nghề tính thuế GTGT theo tỷ lệ % trên doanh thu của Thông tư 219/2013/TT-BTC: Dịch vụ cho thuê xe chịu thuế suất thuế GTGT là 5%.

Kết luận:

Dịch vụ cho thuê xe của cá nhân có doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở lên chịu thuế suất thuế GTGT là 5%.
Cơ quan thuế sẽ cấp hóa đơn cho cá nhân trong trường hợp này để giao cho doanh nghiệp thuê xe.

Tùy thuộc vào mục đích sử dụng xe khi thuê, chi phí thuê xe sẽ được hạch toán vào các tài khoản kế toán phù hợp:

Trường hợp 1: Nếu thuê xe sử dụng cho bộ phận bán hàng, ghi:
- Nợ TK 641
- Có TK 111, 112, 131
Trường hợp 2: Nếu thuê xe sử dụng cho bộ phận quản lý, ghi:
- Nợ TK 642
- Có TK 111, 112, 131
Trường hợp 3: Nếu thuê xe để chở nguyên vật liệu sản xuất (doanh nghiệp sản xuất) hoặc để chở vật tư, máy móc xây dựng (doanh nghiệp xây dựng), ghi:
- Nợ TK 627
- Có TK 111, 112, 131
Trường hợp trả tiền thuê xe một lần nhiều tháng, ghi:
- Nợ TK 242
- Có TK 111, 112, 131

Hợp đồng thuê xe nên có các thông tin cụ thể về xe ô tô của cá nhân như: loại xe, đời xe, biển kiểm soát, tình trạng xe.
Hợp đồng cần thể hiện rõ tiền thuê xe đã bao gồm thuế hay chưa, thuế GTGT, thuế thu nhập cá nhân phát sinh từ việc doanh nghiệp thuê xe của cá nhân do bên nào chịu (doanh nghiệp chịu hay cá nhân cho thuê xe chịu).
Hợp đồng cần ghi rõ chi phí bảo dưỡng, bảo trì trong thời gian thuê xe do bên nào chịu.
Hợp đồng phải ghi rõ số ngày mà cá nhân cho thuê xe được nhận lại xe trong một tháng và số km khống chế trong một tháng (nếu có).

CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN NHÂN TRÍ LUẬT