Nội dung bài viết
I. Giới Thiệu Chung
Vào ngày 29/11/2024, Quốc hội đã thông qua Luật số 56/2024/QH15, quy định mới về nội dung chứng từ kế toán, áp dụng bắt đầu từ ngày 01/01/2025. Luật mới này sửa đổi và bổ sung một số điều của Luật Kế toán 2015, nhằm nâng cao tính minh bạch, chính xác và hiệu quả trong quản lý tài chính doanh nghiệp. Dưới đây là phân tích chi tiết các quy định mới và cách thức thực hiện.
II. Nội Dung Chứng Từ Kế Toán
1. Quy Định Trước Đây (Luật Kế toán 2015 – Điều 16)
Theo Khoản 1 Điều 16 Luật Kế toán 2015, chứng từ kế toán phải bao gồm các nội dung chủ yếu sau:
a) Tên và số hiệu của chứng từ kế toán.
b) Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán.
c) Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán.
đ) Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán.
e) Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
f) Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ.
g) Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.
2. Thay Đổi Theo Luật Số 56/2024/QH15
Khoản 9 Điều 2 Luật số 56/2024/QH15 đã bãi bỏ điểm đ) trong Khoản 1 Điều 16 Luật Kế toán 2015, cụ thể:
- Loại bỏ yêu cầu ghi tên và địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán.
3. Quy Định Mới Từ Ngày 01/01/2025
Sau khi sửa đổi, nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán bao gồm:
- Tên và số hiệu của chứng từ kế toán.
- Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán.
- Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán.
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
- Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ.
- Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan.
Lưu ý: Ngoài các nội dung trên, chứng từ kế toán có thể bao gồm thêm các thông tin khác tùy theo từng loại chứng từ, theo Khoản 2 Điều 16 Luật Kế toán 2015.
III. Quy Định Về Lập và Lưu Trữ Chứng Từ Kế Toán
1. Quy Định Chung (Điều 18 Luật Kế toán 2015)
- Lập Chứng Từ:
- Mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phải lập một chứng từ kế toán duy nhất.
- Chứng từ phải rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo mẫu quy định.
- Nếu chưa có mẫu, đơn vị kế toán có thể tự lập nhưng phải đảm bảo đầy đủ các nội dung theo Mục I.
- Cách Viết Chứng Từ:
- Không viết tắt nội dung nghiệp vụ.
- Không được tẩy xóa, sửa chữa: Nếu xảy ra lỗi, phải gạch chéo chứng từ viết sai.
- Sử dụng bút mực: Chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng.
- Chỗ trống phải được gạch chéo.
- Lập Số Liên:
- Chứng từ phải lập đủ số liên theo quy định.
- Các liên chứng từ phải cùng nội dung.
- Chữ Ký và Trách Nhiệm:
- Người lập, người duyệt và những người khác ký tên phải chịu trách nhiệm về nội dung chứng từ.
- Chứng Từ Điện Tử:
- Tuân theo Điều 17 Luật Kế toán 2015.
- Lưu trữ điện tử phải đảm bảo an toàn, bảo mật và có thể tra cứu trong thời hạn lưu trữ.
- Nếu in ra giấy, phải lưu trữ theo quy định.
2. Quy Định Chi Tiết
a) Lập Chứng Từ:
- Khi phát sinh nghiệp vụ kinh tế, tài chính, phải lập chứng từ kế toán tương ứng ngay lập tức.
- Chứng từ chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ để tránh sự trùng lặp và sai sót.
b) Lưu Trữ Chứng Từ:
- Chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế và trình tự thời gian.
- Bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật, tránh mất mát, hư hỏng.
c) Quản Lý Chứng Từ Điện Tử:
- Đảm bảo hệ thống lưu trữ có khả năng khôi phục dữ liệu trong trường hợp sự cố.
- Bảo mật thông tin để ngăn ngừa truy cập trái phép.
IV. Quy Định Về Quản Lý và Sử Dụng Chứng Từ Kế Toán
1. Các Quy Định Cơ Bản (Điều 21 Luật Kế toán 2015)
- Căn cứ ghi sổ kế toán: Thông tin và số liệu trên chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán.
- Sắp Xếp và Bảo Quản:
- Sắp xếp theo nội dung kinh tế và trình tự thời gian.
- Bảo quản an toàn, tránh mất mát, hư hỏng.
- Quyền Tạm Giữ, Tịch Thu, Niêm Phong Chứng Từ:
- Chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong chứng từ kế toán.
- Quy trình khi tạm giữ hoặc tịch thu:
- Sao chụp chứng từ bị giữ/thủ thu.
- Ký xác nhận trên bản sao chứng từ.
- Giao bản sao cho đơn vị kế toán.
- Lập biên bản ghi rõ lý do, số lượng chứng từ bị giữ/thủ thu, ký tên và đóng dấu.
- Quy trình khi niêm phong chứng từ:
- Lập biên bản ghi rõ lý do, số lượng chứng từ bị niêm phong.
- Ký tên và đóng dấu trên biên bản.
2. Quản Lý và Sử Dụng Hiệu Quả
- Đào Tạo Nhân Viên:
- Đảm bảo nhân viên hiểu rõ quy định mới và cách lập chứng từ đúng.
- Kiểm Tra Định Kỳ:
- Thực hiện kiểm tra định kỳ để đảm bảo tuân thủ quy định.
- Khắc phục kịp thời các sai phạm nếu phát hiện.
- Áp Dụng Công Nghệ Thông Tin:
- Sử dụng phần mềm kế toán để quản lý chứng từ một cách hiệu quả và chính xác.
- Tự động hóa quá trình lập và lưu trữ chứng từ để giảm thiểu lỗi và tiết kiệm thời gian.
V. Hướng Dẫn Thực Hiện Thay Đổi
1. Chuẩn Bị Trước Khi Áp Dụng
- Đánh Giá Hiện Trạng:
- Kiểm tra và đánh giá hệ thống lập chứng từ hiện tại.
- Xác định khoảng trống và vấn đề cần khắc phục.
- Cập Nhật Quy Trình:
- Điều chỉnh quy trình lập và quản lý chứng từ kế toán theo quy định mới.
- Cập nhật mẫu chứng từ nếu cần thiết để loại bỏ các yêu cầu bị bãi bỏ.
- Đào Tạo Nhân Viên:
- Tổ chức đào tạo cho nhân viên về quy định mới.
- Hướng dẫn sử dụng các công cụ mới nếu có.
2. Thực Hiện Sau Khi Áp Dụng
- Kiểm Soát và Giám Sát:
- Thực hiện kiểm soát nội bộ để đảm bảo tuân thủ quy định.
- Giám sát việc lập chứng từ theo các yêu cầu mới.
- Báo Cáo và Điều Chỉnh:
- Báo cáo tình hình tuân thủ và các vấn đề phát sinh lên cấp trên.
- Điều chỉnh quy trình và hướng dẫn dựa trên phản hồi và kinh nghiệm thực tế.
VI. Ví Dụ Minh Họa
Ví dụ 1: Lập Chứng Từ Kế Toán Cho Giao Dịch Bán Hàng
Trước 01/01/2025:
- Chứng từ kế toán phải ghi:
- Tên và số hiệu chứng từ.
- Ngày lập chứng từ.
- Tên, địa chỉ của đơn vị lập và nhận chứng từ.
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế.
- Số lượng, đơn giá, số tiền bằng số và chữ.
- Chữ ký của người lập, duyệt.
Sau 01/01/2025:
- Chứng từ kế toán chỉ cần ghi:
- Tên và số hiệu chứng từ.
- Ngày lập chứng từ.
- Tên, địa chỉ của đơn vị lập chứng từ.
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế.
- Số lượng, đơn giá, số tiền bằng số và chữ.
- Chữ ký của người lập, duyệt.
Lưu Ý: Không cần ghi tên và địa chỉ của đơn vị nhận chứng từ.
Ví dụ 2: Lập Chứng Từ Điện Tử
Trước 01/01/2025:
- Chứng từ điện tử chưa có quy định cụ thể về việc lưu trữ và bảo mật.
Sau 01/01/2025:
- Chứng từ điện tử phải:
- Tuân thủ quy định tại Điều 17 Luật Kế toán 2015.
- In ra giấy và lưu trữ theo quy định tại Điều 41 Luật Kế toán 2015 hoặc lưu trữ trên phương tiện điện tử.
- Đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin và khả năng tra cứu trong thời hạn lưu trữ.
VII. Tóm Lược Ý Nghĩa Của Thay Đổi
- Đơn Giản Hóa Quy Trình:
- Loại bỏ yêu cầu ghi tên và địa chỉ của đơn vị nhận chứng từ giúp giảm tải công việc và đơn giản hóa quy trình lập chứng từ.
- Tăng Cường Tính Minh Bạch và Chính Xác:
- Quy định rõ ràng về lập, sử dụng và lưu trữ chứng từ kế toán, đặc biệt là chứng từ điện tử, đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quản lý tài chính.
- Hỗ Trợ Số Hóa:
- Khuyến khích sử dụng chứng từ điện tử, phù hợp với xu hướng số hóa trong quản lý kế toán, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí lưu trữ.
- Tăng Cường Trách Nhiệm Pháp Lý:
- Cơ chế quản lý nghiêm ngặt về chứng từ kế toán, đảm bảo trách nhiệm pháp lý của người lập và người duyệt chứng từ.
VIII. Kết Luận
Việc áp dụng Luật số 56/2024/QH15 từ ngày 01/01/2025 mang lại nhiều thay đổi quan trọng trong quản lý chứng từ kế toán. Doanh nghiệp cần nắm vững quy định mới, đào tạo nhân viên và cập nhật hệ thống quản lý để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tối ưu hóa quy trình kế toán. Sự thay đổi này không chỉ giúp tăng cường hiệu quả quản lý tài chính mà còn nâng cao tính minh bạch và chính xác trong hoạt động kinh doanh.
Nếu bạn cần thêm thông tin chi tiết hoặc hướng dẫn cụ thể về từng loại chứng từ, vui lòng liên hệ với Nhân Trí Luật để được hỗ trợ tốt nhất.