LẬP HÓA ĐƠN KHI BÁN HÀNG TRÊN SHOPEE, LAZADA: QUY ĐỊNH CHI TIẾT

Thời điểm xuất hóa đơn

Căn cứ pháp lý: Điều 9 Nghị định 123-2020-NĐ-CP quy định thời điểm lập hóa đơn đối với hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Chi tiết:

• Thời điểm xuất hóa đơn: Khi hàng hóa được giao đến tay khách hàng. Đây là lúc quyền sở hữu hoặc sử dụng hàng hóa được chuyển giao từ người bán sang người mua.
• Không phải là thời điểm giao cho đơn vị vận chuyển: Việc giao hàng cho Shopee, Lazada hoặc đơn vị vận chuyển khác không phải là thời điểm lập hóa đơn.

 Nội dung của hóa đơn

Căn cứ pháp lý: Điều 10 Nghị định 123-2020-NĐ-CP quy định về nội dung của hóa đơn, bao gồm các thông tin cơ bản như tên, địa chỉ của người mua.

Chi tiết:

• Thông tin bắt buộc: Hóa đơn phải có thông tin đầy đủ về tên, địa chỉ người mua.
• Trường hợp khách hàng không cung cấp thông tin: Nếu khách hàng không cung cấp tên, địa chỉ hoặc không yêu cầu xuất hóa đơn, bạn có thể sử dụng tên user đăng ký trên tài khoản thương mại điện tử.
• Không ghi thông tin chung chung: Nếu đơn vị xuất hóa đơn không ghi tên, địa chỉ của người mua mà chỉ ghi chung chung là “khách hàng không cung cấp thông tin, không lấy hóa đơn” là không đúng quy định.

 Xuất hóa đơn gộp cho nhiều giao dịch

Căn cứ pháp lý: Điều 9 Nghị định 123-2020-NĐ-CP cũng quy định rõ về các trường hợp được phép xuất hóa đơn gộp cho nhiều giao dịch trong một ngày hoặc một kỳ.

Chi tiết:

• Trường hợp được phép xuất hóa đơn gộp:
  1. Dịch vụ viễn thông: Gồm cả dịch vụ viễn thông giá trị gia tăng thông qua bán thẻ trả trước, thu cước phí hòa mạng khi khách đăng ký sử dụng dịch vụ mà khách không yêu cầu xuất hóa đơn GTGT/không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế.
     • Quy định: Cuối mỗi ngày hoặc định kỳ trong tháng, cơ sở kinh doanh dịch vụ lập chung một hóa đơn GTGT ghi nhận tổng doanh thu phát sinh theo từng dịch vụ người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế.
  2. Dịch vụ ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm, dịch vụ chuyển tiền qua ví điện tử: Đơn vị thực hiện xuất hóa đơn tổng căn cứ thông tin chi tiết từng giao dịch phát sinh trong ngày hoặc trong tháng tại hệ thống quản lý dữ liệu của đơn vị.
  3. Cơ sở kinh doanh thương mại bán lẻ, dịch vụ ăn uống: Theo mô hình hệ thống cửa hàng bán trực tiếp đến người tiêu dùng nhưng việc hạch toán được thực hiện tại trụ sở chính. Cuối ngày, cơ sở kinh doanh căn cứ thông tin từ phiếu tính tiền để tổng hợp lập hóa đơn điện tử cho các giao dịch trong ngày.
• Doanh nghiệp bán hàng qua sàn thương mại điện tử:
  • Không được xuất hóa đơn gộp: Doanh nghiệp bán hàng qua Shopee, Lazada không thuộc các trường hợp đặc thù được phép xuất hóa đơn gộp. Vì vậy, mỗi giao dịch bán hàng cần lập hóa đơn riêng lẻ.

Quy trình lập hóa đơn bán hàng trên Shopee, Lazada

Bước 1: Xác định thời điểm giao hàng thành công cho khách hàng.

• Kiểm tra trạng thái đơn hàng trên hệ thống Shopee, Lazada để xác định thời điểm hàng đã được giao đến tay khách hàng.

Bước 2: Thu thập thông tin khách hàng.

• Ghi nhận tên và địa chỉ của khách hàng từ hệ thống thương mại điện tử.
• Trường hợp khách hàng không cung cấp thông tin hoặc không yêu cầu xuất hóa đơn, sử dụng tên user trên tài khoản thương mại điện tử.

Bước 3: Lập hóa đơn.

• Lập hóa đơn điện tử cho từng giao dịch bán hàng, ghi đầy đủ các thông tin theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123-2020-NĐ-CP.
• Đảm bảo ghi đúng tên và địa chỉ của khách hàng (hoặc tên user nếu khách hàng không cung cấp thông tin).

Bước 4: Gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng.

• Gửi hóa đơn điện tử qua email hoặc các phương thức điện tử khác theo yêu cầu của khách hàng.

Bước 5: Lưu trữ hóa đơn.

• Lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định để phục vụ kiểm tra, đối chiếu khi cần.

Kết luận

• Thời điểm xuất hóa đơn: Khi hàng hóa được giao đến tay khách hàng.
• Nội dung hóa đơn: Phải có tên và địa chỉ của người mua, có thể sử dụng tên user trên tài khoản thương mại điện tử nếu khách hàng không cung cấp thông tin.
• Không được xuất hóa đơn gộp: Doanh nghiệp bán hàng qua Shopee, Lazada không được xuất hóa đơn gộp cho nhiều giao dịch trong ngày, mà phải lập hóa đơn riêng lẻ cho từng giao dịch.

Với những quy định và quy trình chi tiết trên, hy vọng bạn sẽ hiểu rõ hơn về việc lập hóa đơn khi bán hàng trên các sàn thương mại điện tử và tuân thủ đúng quy định pháp luật.

=> Xem thêm: CÁC LOẠI THUẾ CẦN NỘP VÀ NGUYÊN TẮC TÍNH THUẾ ĐỐI VỚI NGƯỜI KINH DOANH ONLINE TRÊN SHOPEE VÀ CÁC SÀN THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ KHÁC