Kinh doanh online, với sự bùng nổ của công nghệ kỹ thuật số, đã trở thành một xu hướng phổ biến và mang lại nhiều cơ hội kinh doanh mới. Để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật, việc lập hóa đơn điện tử (HĐĐT) là một phần quan trọng không thể thiếu trong quá trình kinh doanh online. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách lập hóa đơn điện tử khi bán hàng online.
Nội dung bài viết
Hóa Đơn Điện Tử (HĐĐT) Là Gì?
Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, do tổ chức hoặc cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập và gửi cho người mua. Hóa đơn này được ký số hoặc ký điện tử và lưu trữ bằng phương tiện điện tử. HĐĐT có thể được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối và chuyển dữ liệu với cơ quan thuế.
Phân Loại Hóa Đơn Điện Tử
Hóa đơn điện tử bao gồm các loại chính sau:
- Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT): Sử dụng cho các tổ chức khai báo và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
- Hóa đơn bán hàng: Sử dụng cho các tổ chức khai báo và tính thuế theo phương pháp trực tiếp.
- Hóa đơn xuất khẩu: Sử dụng cho các hoạt động xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài.
- Các loại hóa đơn khác: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu tiền bảo hiểm, phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng, cước phí vận tải quốc tế,…
Ngoài ra, hóa đơn điện tử còn được phân thành:
- HĐĐT có mã cơ quan thuế (CQT): Được cấp mã bởi CQT trước khi sử dụng.
- HĐĐT không có mã CQT: Do người bán lập và gửi cho người mua mà không có mã của CQT.
Hướng Dẫn Lập Hóa Đơn Điện Tử Khi Bán Hàng Online
Các Chỉ Tiêu Trên Hóa Đơn Điện Tử
- Ngày tháng năm:
- Hoạt động bán hàng: Ghi ngày chuyển giao quyền sở hữu (sử dụng) hàng hóa.
- Hoạt động cung cấp dịch vụ: Ghi ngày hoàn thành cung cấp dịch vụ.
- Hoạt động xây dựng: Ghi ngày nghiệm thu bàn giao công trình hoặc hạng mục công trình.
- Họ tên người mua hàng:
- Ghi đầy đủ họ tên người mua hàng. Nếu người mua không lấy hóa đơn, ghi “người mua không lấy hóa đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế”.
- Tên đơn vị:
- Ghi đầy đủ hoặc tên viết tắt theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc đăng ký thuế của người mua.
- Mã số thuế:
- Ghi mã số thuế của đơn vị mua hàng.
- Địa chỉ:
- Ghi đầy đủ địa chỉ theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc đăng ký thuế.
- Hình thức thanh toán:
- Ghi “CK” nếu thanh toán qua ngân hàng; “TM” nếu thanh toán bằng tiền mặt; “TM/CK” nếu chưa xác định hình thức thanh toán. Lưu ý: Hóa đơn có giá trị thanh toán từ 20.000.000 VNĐ trở lên phải thanh toán chuyển khoản để được khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
- Số tài khoản:
- Có thể ghi hoặc bỏ qua số tài khoản của đơn vị mua hàng.
- STT:
- Ghi số thứ tự tăng dần của các loại hàng hóa, dịch vụ.
- Tên hàng hóa, dịch vụ:
- Ghi đầy đủ, chi tiết và chính xác tên hàng hóa bán ra (ví dụ: “Máy vi tính Dell Latitude E7440”).
- Đơn vị tính:
- Ghi rõ đơn vị tính của hàng hóa bán ra giống như khi mua vào.
- Số lượng:
- Ghi số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra.
- Đơn giá:
- Ghi giá bán của một đơn vị sản phẩm (chưa có thuế GTGT).
- Thành tiền:
- Ghi tổng số tiền = đơn giá x số lượng.
- Cộng tiền hàng:
- Là tổng của các chỉ tiêu “Thành tiền”.
- Thuế suất thuế GTGT:
- Ghi mức thuế suất của hàng hóa, dịch vụ là 0%, 5%, 10%. Nếu không chịu thuế, miễn thuế thì gạch chéo “/”.
- Tiền thuế GTGT:
- Tính bằng công thức: “Cộng tiền hàng” x “Thuế suất thuế GTGT”. Nếu không chịu thuế thì gạch chéo “/”.
- Tổng cộng tiền thanh toán:
- Tính bằng công thức: “Cộng tiền hàng” + “Tiền thuế GTGT”.
- Số tiền bằng chữ:
- Viết số tiền bằng chữ của chỉ tiêu “Tổng cộng tiền thanh toán”. Chỉ được làm tròn số lẻ đến hàng đơn vị.
- Người mua hàng:
- Người đi mua hàng ký và ghi rõ họ tên (nếu bán hàng qua điện thoại, mạng, fax thì không cần ký nhưng phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, mạng, fax…).
- Người bán hàng:
- Người lập hóa đơn ký và ghi rõ họ tên.
- Thủ trưởng đơn vị:
- Giám đốc ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên. Trường hợp có ủy quyền thì người được ủy quyền ký và ghi rõ họ tên, đóng dấu treo vào góc trên bên trái của hóa đơn.
Lưu Ý Khi Lập Hóa Đơn Điện Tử
- Đồng tiền ghi trên hóa đơn: Sử dụng đồng Việt Nam. Trường hợp ngoại tệ thì ghi nguyên tệ và tỷ giá ngoại tệ so với đồng Việt Nam theo quy định.
- Gạch chéo phần trống: Sau khi viết xong nội dung các mặt hàng bán ra, nếu còn trống, cần gạch chéo từ trái qua phải để tránh gian lận.
Việc lập hóa đơn điện tử đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tạo sự minh bạch, chuyên nghiệp trong quá trình kinh doanh, nâng cao uy tín với khách hàng và đối tác.