Nội dung bài viết
Quản Lý Hồ Sơ Nhân Sự Hiệu Quả Tại Doanh Nghiệp
Việc quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả là một trong những vấn đề quan trọng mà các doanh nghiệp luôn quan tâm. Để tránh nhầm lẫn và đảm bảo sự chính xác, cần thiết phải có quy định cụ thể về việc lưu trữ hồ sơ nhân sự. Công việc này đòi hỏi sự cẩn thận và kỹ năng, không phải ai cũng có thể thực hiện tốt.
Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc quản lý hồ sơ nhân viên, hãy tham khảo những hướng dẫn dưới đây.
Quy Định Về Lưu Trữ Hồ Sơ Nhân Sự
Hồ sơ nhân sự là nơi lưu trữ các thông tin cá nhân của người lao động, bao gồm sơ yếu lý lịch, hợp đồng, bảng lương, bảo hiểm, và các giấy tờ liên quan khác. Đây chính là đối tượng của quy định lưu trữ hồ sơ. Có rất nhiều loại hồ sơ và giấy tờ khác nhau, với thời gian lưu trữ khác nhau, từ ngắn hạn đến vĩnh viễn, tùy thuộc vào quy mô và tính chất của doanh nghiệp.
Các thông tin cần lưu trữ trong hồ sơ nhân sự bao gồm:
- Sơ yếu lý lịch và thông tin cá nhân
- Quá trình làm việc tại công ty: ngày vào làm, thăng chức, chức vụ và công việc hiện tại
- Hợp đồng lao động và các chế độ hưởng lợi
- Ngày nghỉ, nghỉ ốm, hồ sơ, và chế độ bảo hiểm xã hội
- Thông tin về kỷ luật
- Thông tin về chấm dứt hợp đồng lao động
Cách Lưu Trữ Hồ Sơ Nhân Sự Hiệu Quả
- Chọn Tủ Hồ Sơ Hành Chính Văn Phòng:
- Tủ có nhiều ngăn: Sử dụng tủ đứng có nhiều ngăn và hộc tủ phù hợp với kích thước từng loại hồ sơ (thường là 28cm x 35cm).
- Tủ treo tường: Đối với văn phòng nhỏ, sử dụng tủ hồ sơ treo tường giúp tiết kiệm không gian và quản lý hiệu quả hơn.
- Phân Loại Hồ Sơ:
- Theo chủ đề: Chia nhỏ hồ sơ theo từng chủ đề như báo cáo, kế toán, hợp đồng, quảng cáo, tiếp thị…
- Theo cụm: Chia theo quý 1, 2, 3, 4…
- Theo nhóm: Chia nhỏ hơn nữa trong từng cụm.
- Sắp Xếp Hồ Sơ:
- Theo thời gian: Sắp xếp theo thứ tự thời gian xảy ra sự việc, ghi chú cẩn thận thời điểm.
- Theo mẫu tự: Sắp xếp theo thứ tự A, B, C…
- Theo tính chất: Chia theo hồ sơ bình thường, hồ sơ mật, hồ sơ tối mật…; hồ sơ chưa giải quyết, đang giải quyết, đã giải quyết xong…
- Lập Danh Mục Hồ Sơ:
- Tạo danh mục cụ thể: Sử dụng máy tính để tạo cây thư mục, phân cấp rõ ràng.
- Cập nhật thường xuyên: Lưu lại cây thư mục cũ trước khi cập nhật để có thể xem xét lại khi cần.
- Lưu Trữ Hồ Sơ:
- Vị trí nhất định: Đảm bảo hồ sơ được lưu trữ tại một vị trí cố định để dễ dàng truy cập.
- Đánh số: Sử dụng bút để đánh số góc phải các hồ sơ, in nhãn bên ngoài tập lưu trữ.
- Sử dụng máy quét: Quét hồ sơ vào máy tính dưới dạng tập tin, đánh số và lưu trữ trong bảng tính Excel, sử dụng chức năng siêu liên kết (Hyperlink) để truy cập nhanh.
Với những quy định và cách thức lưu trữ trên, việc quản lý hồ sơ nhân sự trong doanh nghiệp sẽ trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.
Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến dịch vụ thành lập công ty trọn gói, dịch vụ kế toán thuế, hoàn thuế giá trị gia tăng, dịch vụ báo cáo thuế cuối năm tại TP.HCM, vui lòng liên hệ với NHÂN TRÍ LUẬT qua tổng đài 0932783866 (24/7) để được tư vấn và hỗ trợ miễn phí!
Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ:
CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN NHÂN TRÍ LUẬT
Địa chỉ: 350/154 Nguyễn Văn Lượng, Phường 16, Quận Gò Vấp, Tp. HCM
Điện thoại: 0932783866
Hotline: 0932783866
Email: nhantriluat.cskh@gmail.com