CÁCH XUẤT HÓA ĐƠN HÀNG CHO BIẾU, TẶNG VÀ TIÊU DÙNG NỘI BỘ

1. Quy định xuất hóa đơn cho hàng biếu, tặng không thu tiền

Căn cứ theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ

• Điều 4 – Nguyên tắc lập, quản lý và sử dụng hóa đơn, chứng từ quy định:
  • Khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp phải lập hóa đơn giao cho khách hàng, kể cả trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng cho khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu, biếu tặng, trả thay lương và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ).
  • Nội dung trên hóa đơn phải ghi đầy đủ theo quy định tại Điều 10 của Nghị định này, và hóa đơn điện tử cần tuân theo chuẩn định dạng dữ liệu của cơ quan thuế tại Điều 12.
• Điều 9 – Thời điểm lập hóa đơn:
  • Đối với hàng hóa: thời điểm lập hóa đơn là khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.
  • Đối với dịch vụ: thời điểm lập hóa đơn là khi hoàn thành cung cấp dịch vụ hoặc khi nhận tiền nếu thu tiền trước.

Căn cứ Công văn 63653/CTHN-TTHT ngày 22/12/2022 của Cục Thuế Hà Nội:

• Khi doanh nghiệp tặng quà cho cán bộ, nhân viên, phải lập hóa đơn theo quy định.
• Các khoản lợi ích ngoài lương nhận từ công ty sẽ tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.

---

2. Quy định hóa đơn cho hàng hóa biếu tặng, trao giải thưởng

Theo Công văn 40744/CTHN-TTHT ngày 18/8/2022 của Cục thuế Hà Nội:

• Khi doanh nghiệp xuất hàng hóa hoặc dịch vụ dùng cho biếu tặng, quảng cáo, trao đổi, hoặc trả thay lương, phải lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Không phân biệt giá trị từng lần bán, cung cấp dịch vụ.

Công văn 47499/CTHN-TTHT ngày 29/9/2022 của Cục Thuế Hà Nội:

• Khi lập hóa đơn cho hàng hóa hoặc dịch vụ dùng để biếu tặng, cần ghi đủ nội dung theo Điều 10 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
• Giá tính thuế GTGT cho hàng biếu tặng được tính theo giá bán của hàng hóa, dịch vụ tương đương tại thời điểm phát sinh.

---

3. Biếu tặng vàng bạc và các sản phẩm giá trị cao

Theo Công văn 78927/CT-TTHT ngày 06/12/2017 của Cục Thuế Hà Nội:

• Nếu doanh nghiệp không kinh doanh vàng, nhưng mua sản phẩm vàng bạc, đá quý từ đơn vị kinh doanh để trao giải thưởng, khi biếu tặng phải lập hóa đơn GTGT và tính thuế GTGT tương tự như xuất bán hàng hóa thông thường.

Theo Công văn 11505/CT-TTHT ngày 26/03/2019 của Cục Thuế Hà Nội:

• Hàng hóa dùng để biếu tặng phải lập hóa đơn, kê khai, nộp thuế GTGT.
• Giá tính thuế GTGT xác định theo giá bán hàng hóa, dịch vụ tương đương.
• Đối với hàng hóa mua vào để biếu tặng, nếu dùng cho sản xuất kinh doanh hàng chịu thuế GTGT, thì được khấu trừ thuế đầu vào.

4. Cách kê khai và lập hóa đơn cho hàng biếu, tặng

Khi doanh nghiệp biếu, tặng hàng hóa hoặc dịch vụ cho khách hàng, cán bộ nhân viên hoặc cho mục đích tiêu dùng nội bộ, phải lập hóa đơn và ghi nhận đầy đủ các thông tin theo quy định. Việc lập hóa đơn đúng cách không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật mà còn tránh các vấn đề phát sinh trong quá trình thanh tra thuế.

A. Quy định về việc lập hóa đơn cho hàng biếu, tặng

Theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ:

• Điều 4, Khoản 1: Quy định rằng khi doanh nghiệp bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, kể cả trong các trường hợp biếu, tặng, khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu hoặc trao đổi, doanh nghiệp vẫn phải lập hóa đơn và giao cho người nhận.
  • Hóa đơn phải bao gồm đầy đủ các thông tin như mã số thuế, tên đơn vị bán hàng, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền và các yếu tố khác.
  • Các trường hợp lập hóa đơn bao gồm:
    • Hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu.
    • Hàng hóa, dịch vụ dùng để biếu, tặng, trả thay lương cho người lao động hoặc sử dụng cho tiêu dùng nội bộ.
    • Các trường hợp hàng hóa luân chuyển nội bộ hoặc hàng hóa dùng cho các mục đích ngoài bán hàng.

Điều 10: Nội dung của hóa đơn phải đảm bảo:

• Ghi đúng và đầy đủ thông tin về sản phẩm hoặc dịch vụ được biếu, tặng như tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thành tiền, và thuế suất GTGT (nếu có).
• Giá tính thuế GTGT phải được xác định theo giá bán của hàng hóa hoặc dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm lập hóa đơn, bất kể có thu tiền hay không.

B. Sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Theo Khoản 1, Điều 4 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

• Doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi xuất hàng biếu, tặng, cung cấp dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa hay cung cấp dịch vụ.
• Hóa đơn điện tử cần tuân thủ định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế, đảm bảo có mã số xác thực của cơ quan thuế.

C. Trường hợp lập hóa đơn không cần kèm bảng kê

• Theo quy định tại Điều 10 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi lập hóa đơn điện tử cho hàng biếu, tặng hoặc các trường hợp khuyến mại, quảng cáo, doanh nghiệp không bắt buộc lập bảng kê kèm theo hóa đơn, ngoại trừ một số trường hợp đặc biệt.
• Khoản 6, Điều 10 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định rằng chỉ khi doanh nghiệp bán nhiều loại hàng hóa hoặc dịch vụ khác nhau trong một giao dịch và cần ghi rõ chi tiết từng loại hàng hóa, dịch vụ thì mới cần lập bảng kê kèm theo hóa đơn để liệt kê các loại hàng hóa, dịch vụ đó.

Ví dụ về trường hợp lập bảng kê:

• Khi doanh nghiệp tặng một số lượng lớn sản phẩm khác nhau trong một sự kiện quảng cáo và muốn ghi chi tiết từng loại sản phẩm biếu tặng, doanh nghiệp có thể lập bảng kê kèm theo hóa đơn.
• Bảng kê sẽ giúp liệt kê các sản phẩm tặng kèm, số lượng, đơn giá từng loại sản phẩm để người nhận nắm rõ, và cũng giúp doanh nghiệp dễ dàng đối chiếu trong quá trình kiểm tra hoặc báo cáo.

D. Lập hóa đơn cho các trường hợp tiêu dùng nội bộ

• Trong trường hợp doanh nghiệp xuất hàng tiêu dùng nội bộ, như sử dụng hàng hóa phục vụ cho hoạt động trong nội bộ công ty (ví dụ: văn phòng phẩm, hàng hóa dùng cho mục đích trưng bày), doanh nghiệp cũng phải lập hóa đơn và kê khai thuế GTGT theo quy định.
• Hóa đơn cho hàng hóa tiêu dùng nội bộ vẫn phải thể hiện đầy đủ các yếu tố cần thiết như tên sản phẩm, số lượng, đơn giá, và giá tính thuế GTGT.

E. Ví dụ minh họa về cách lập hóa đơn cho hàng biếu, tặng

Giả sử, Công ty Kế toán Hồng Hoa quyết định tặng quà cho khách hàng VIP nhân dịp lễ kỷ niệm công ty. Dưới đây là một ví dụ về cách lập hóa đơn:

STT	Tên hàng hóa	Đơn vị tính	Số lượng	Đơn giá	Thành tiền
1	Chuột Fuhlen 144	Chiếc	1	150.000	150.000
	Thuế suất GTGT: 10%				15.000
	Tổng cộng tiền thanh toán				165.000

• Thông tin trên hóa đơn bao gồm: tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thành tiền.
• Thuế suất GTGT ghi rõ ràng, đảm bảo kê khai đầy đủ với cơ quan thuế.
• Số tiền viết bằng chữ: Một trăm sáu mươi lăm nghìn đồng.

F. Những lưu ý khi lập hóa đơn cho hàng biếu, tặng

1. Nội dung phải chính xác và đầy đủ:
   • Hóa đơn cần có đầy đủ thông tin, bao gồm mã số thuế, địa chỉ, tên người mua hàng (nếu có), và các thông tin về hàng hóa hoặc dịch vụ biếu tặng.
   • Ghi đầy đủ các chỉ tiêu bắt buộc như tên sản phẩm, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thuế suất GTGT (nếu có).
2. Lập hóa đơn đúng thời điểm:
   • Hóa đơn phải lập ngay tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người nhận, kể cả khi không thu tiền. Thời điểm lập hóa đơn đã được nêu rõ trong Điều 9 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
3. Bảo đảm lưu trữ và báo cáo đúng quy định:
   • Doanh nghiệp cần lưu trữ các hóa đơn và thực hiện báo cáo thuế theo quy định để phục vụ cho các kỳ kê khai thuế định kỳ.

5. Lưu ý về khấu trừ thuế GTGT đầu vào cho hàng biếu, tặng

Khi doanh nghiệp mua hàng hóa để sử dụng cho mục đích biếu, tặng trong các chương trình quảng cáo, khuyến mại, hoặc tặng quà cho cán bộ nhân viên, cần tuân thủ các quy định về thuế GTGT đầu vào. Cụ thể, các điều khoản cho phép khấu trừ thuế GTGT đầu vào hoặc không, tùy thuộc vào mục đích sử dụng của hàng hóa.

A. Quy định về khấu trừ thuế GTGT đầu vào

Theo Thông tư số 219/2013/TT-BTC ngày 31/12/2013 của Bộ Tài chính:

• Khoản 10, Điều 14 của Thông tư 219 quy định:
  • Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa dùng để biếu, tặng, khuyến mại, quảng cáo phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT thì được khấu trừ.
  • Điều này có nghĩa là nếu doanh nghiệp mua hàng hóa nhằm mục đích biếu, tặng trong quá trình kinh doanh và hàng hóa này phục vụ hoạt động kinh doanh chịu thuế GTGT, thì thuế GTGT đầu vào của hàng hóa đó sẽ được khấu trừ khi kê khai thuế.
• Ví dụ: Công ty ABC mua một số sản phẩm để tặng khách hàng trong chương trình quảng bá thương hiệu. Các sản phẩm này sẽ được dùng cho mục đích xúc tiến bán hàng, phục vụ cho hoạt động kinh doanh chịu thuế GTGT. Do đó, thuế GTGT đầu vào cho các sản phẩm này được phép khấu trừ khi kê khai.

B. Trường hợp không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào

• Theo Khoản 7, Điều 14, Mục 1, Chương III của Thông tư 219/2013/TT-BTC:
  • Nếu hàng hóa, dịch vụ mua vào để biếu, tặng phục vụ cho các hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ không chịu thuế GTGT, thì thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ này sẽ không được khấu trừ.
  • Trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng hàng hóa biếu tặng cho các hoạt động không chịu thuế (ví dụ như dùng trong các hoạt động phi lợi nhuận, không liên quan đến kinh doanh hàng hóa chịu thuế GTGT), thuế GTGT đầu vào sẽ không được tính vào chi phí khấu trừ.
• Ví dụ: Công ty XYZ tặng một số sản phẩm trong dịp tết cho một tổ chức từ thiện (không liên quan đến hoạt động kinh doanh chịu thuế GTGT). Trong trường hợp này, thuế GTGT đầu vào cho các sản phẩm này sẽ không được khấu trừ.

C. Chi phí thuế GTGT đầu ra khi tặng quà có được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp không?

Theo quy định về chi phí hợp lý để tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN):

• Chi phí thuế GTGT đầu ra của hàng hóa biếu, tặng không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
• Khi doanh nghiệp đã kê khai và khấu trừ thuế GTGT đầu vào của hàng hóa dùng để biếu, tặng, thì chi phí thuế GTGT đầu ra sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
• Ví dụ: Ngân hàng A mua quà tặng cho khách hàng VIP trong chương trình khuyến mãi nhưng không đăng ký với Sở Công Thương. Ngân hàng A phải kê khai thuế GTGT đầu ra, và được khấu trừ thuế GTGT đầu vào của các sản phẩm này. Tuy nhiên, chi phí thuế GTGT đầu ra này sẽ không được trừ vào chi phí khi tính thuế TNDN.

D. Các lưu ý đặc biệt về việc kê khai và khấu trừ thuế GTGT đầu vào cho hàng biếu, tặng

1. Hóa đơn hợp lệ:
   • Để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, doanh nghiệp phải đảm bảo rằng các hóa đơn mua hàng hóa để biếu, tặng phải hợp lệ và đúng quy định (bao gồm việc ghi đầy đủ thông tin người bán, người mua, mã số thuế, và các yếu tố theo yêu cầu của cơ quan thuế).
2. Đảm bảo mục đích sử dụng hàng hóa:
   • Doanh nghiệp cần chứng minh rằng hàng hóa biếu, tặng phục vụ trực tiếp cho hoạt động kinh doanh chịu thuế GTGT, nếu muốn được khấu trừ thuế đầu vào. Các mục đích như khuyến mại, quảng cáo, xúc tiến thương mại thường được chấp nhận.
3. Trường hợp hàng hóa tự sản xuất:
   • Nếu doanh nghiệp tự sản xuất hàng hóa để biếu, tặng, thì cũng cần phải kê khai và tính thuế GTGT đầu ra như đối với hàng hóa mua ngoài, đồng thời có thể khấu trừ thuế GTGT đầu vào cho các chi phí nguyên liệu, dịch vụ đã sử dụng để sản xuất hàng hóa đó.
4. Biếu, tặng trong chương trình khuyến mại không đăng ký với Sở Công Thương:
   • Nếu doanh nghiệp không đăng ký chương trình khuyến mại với Sở Công Thương, vẫn phải xuất hóa đơn và tính thuế GTGT đầu ra. Trường hợp này, thuế GTGT đầu vào vẫn được khấu trừ nếu các sản phẩm phục vụ cho hoạt động kinh doanh chịu thuế GT

6. Thời điểm lập hóa đơn cho hàng biếu, tặng

Thời điểm lập hóa đơn cho hàng biếu, tặng được quy định rõ ràng trong Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và các công văn hướng dẫn của cơ quan thuế. Đây là yếu tố quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp và tránh sai sót trong kê khai thuế.

A. Quy định chính thức về thời điểm lập hóa đơn

Theo Điều 9, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP:

• Đối với bán hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn là khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, bất kể đã thu tiền hay chưa. Điều này có nghĩa là ngay khi hàng hóa được giao đến tay khách hàng hoặc cán bộ nhân viên (trong trường hợp biếu tặng), doanh nghiệp phải lập hóa đơn.
• Đối với cung cấp dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn là khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Nếu doanh nghiệp thu tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp dịch vụ, hóa đơn sẽ lập vào thời điểm thu tiền.

B. Các tình huống áp dụng thời điểm lập hóa đơn cho hàng biếu, tặng

1. Biếu tặng khách hàng trong chương trình khuyến mại hoặc quảng cáo:
   • Khi doanh nghiệp quyết định biếu tặng sản phẩm hoặc dịch vụ cho khách hàng nhằm mục đích khuyến mại hoặc quảng cáo, hóa đơn phải được lập ngay tại thời điểm hàng hóa được giao đến khách hàng hoặc dịch vụ hoàn thành.
   • Điều này nhằm đảm bảo rằng các hoạt động biếu tặng được ghi nhận hợp lệ và tuân thủ đúng theo quy định thuế GTGT.
2. Tặng quà cho cán bộ, nhân viên trong công ty:
   • Trong trường hợp tặng quà cho cán bộ, nhân viên như quà tết, quà thưởng, hoặc các phần quà nhằm động viên, thời điểm lập hóa đơn sẽ là lúc món quà được chuyển giao cho nhân viên.
   • Đây là thời điểm xác định quyền sở hữu món quà đã chuyển từ công ty sang cá nhân, nên cần lập hóa đơn để tránh thiếu sót trong kê khai thuế.
3. Xuất hàng tiêu dùng nội bộ:
   • Khi doanh nghiệp xuất hàng hóa để phục vụ tiêu dùng nội bộ trong hoạt động sản xuất, kinh doanh (không phải để bán), thời điểm lập hóa đơn sẽ là khi hàng hóa được chuyển giao từ kho đến các bộ phận sử dụng nội bộ.
   • Hàng tiêu dùng nội bộ phải lập hóa đơn như biếu tặng, ngoại trừ trường hợp hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục sản xuất.
4. Biếu tặng vàng, bạc hoặc hàng hóa có giá trị lớn trong các dịp đặc biệt:
   • Đối với các sản phẩm như vàng, bạc, đá quý được mua để trao giải thưởng hoặc biếu tặng, thời điểm lập hóa đơn phải là khi món quà được trao tặng cho người nhận.
   • Điều này cũng áp dụng đối với các chương trình trao giải hoặc tặng quà có giá trị lớn. Hóa đơn sẽ thể hiện rõ giá trị của món quà và các yếu tố thuế GTGT liên quan.

C. Một số lưu ý quan trọng về thời điểm lập hóa đơn cho hàng biếu, tặng

• Lập hóa đơn ngay cả khi không thu tiền: Dù là biếu, tặng mà không thu tiền, doanh nghiệp vẫn phải lập hóa đơn tại thời điểm chuyển giao hàng hóa. Đây là yêu cầu bắt buộc nhằm đảm bảo doanh nghiệp kê khai thuế đầy đủ và tránh vi phạm.
• Không phân biệt đã thu tiền hay chưa: Dù doanh nghiệp đã thu tiền hay chưa (trong trường hợp biếu, tặng không thu tiền), việc lập hóa đơn không được chậm trễ so với thời điểm chuyển giao quyền sở hữu.
• Kê khai thuế GTGT đầy đủ: Mặc dù là hàng biếu, tặng, doanh nghiệp vẫn phải kê khai và nộp thuế GTGT trên hóa đơn, tính theo giá trị hàng hóa cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh.

D. Ví dụ minh họa về thời điểm lập hóa đơn cho hàng biếu, tặng

Giả sử, Công ty A có kế hoạch biếu tặng một số sản phẩm cho khách hàng VIP nhân dịp lễ kỷ niệm:

• Công ty chuẩn bị giao sản phẩm vào ngày 15/12.
• Theo quy định, ngày 15/12 là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu của sản phẩm từ công ty sang khách hàng, do đó Công ty A phải lập hóa đơn vào ngày 15/12, ghi đầy đủ nội dung về hàng hóa và thuế suất áp dụng.

Tóm lại, thời điểm lập hóa đơn cho hàng biếu, tặng là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa, và doanh nghiệp cần lập hóa đơn một cách chính xác, đầy đủ ngay tại thời điểm đó để tuân thủ quy định về kê khai và nộp thuế GTGT.