Theo khoản 5, điều 6 Thông tư 95/2016/TT-BTC ngày 28/6/2016:

“Cơ quan chi trả thu nhập thực hiện đăng ký thuế cho cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công và đăng ký thuế cho người phụ thuộc của cá nhân một lần trong năm, chậm nhất là 10 (mười) ngày làm việc trước thời điểm nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân hàng năm.”

Lưu ý: Mặc dù quy định là trước 10 ngày của hạn nộp quyết toán thuế TNCN hàng năm, vào thời điểm quyết toán cuối năm, hệ thống dữ liệu mạng của Tổng cục Thuế thường bị nghẽn mạng hoặc bảo trì, dẫn đến kết quả có thể trả về chậm hơn (thông thường từ 2 đến 7 ngày). Do đó, bạn nên đăng ký trước khoảng 20 ngày để đảm bảo chắc chắn.

Ví dụ: Công ty bạn dự định nộp quyết toán thuế TNCN năm 2018 vào ngày 30/03/2019, thì nên lập danh sách những nhân viên đã được chi trả tiền lương trong năm 2018 và tiến hành đăng ký MST cho họ vào khoảng ngày 10/03/2019.

 Những Thông Tin Cần Có Để Đăng Ký MST TNCN

Đối với người lao động là người Việt Nam:

• Bản photo CMND hoặc thẻ căn cước

Đối với người lao động mang quốc tịch nước ngoài:

• Bản photo hộ chiếu

Các thông tin này được sử dụng để điền vào mẫu trên phần mềm đăng ký thuế TNCN QTTNCN 3.3.1.

Quy Trình Đăng Ký MST TNCN Cho Người Nộp Thuế

Bước 1: Tải và cài đặt phần mềm QTTNCN phiên bản 3.3.1.

Bước 2: Mở phần mềm QTTNCN 3.3.1, chọn mục “Đăng ký thuế qua CQCT” và nhập các thông tin bắt buộc:

• Mã số thuế: Nhập mã số thuế công ty
• Tên: Nhập chính xác tên công ty
• Cơ quan thuế cấp cục: Chọn cục thuế cấp tỉnh, thành phố
• Cơ quan thuế quản lý: Chọn chi cục thuế quản lý cấp quận, huyện
• Số hiệu tệp: Lần đầu là số 1, từ lần thứ 2 trở đi cần thay đổi số hiệu tệp
• Ngày tạo tệp và Số lượng: Phần mềm tự động cập nhật

Tiếp theo, điền thông tin của từng người lao động:

• Mã số thuế: Để trống
• Họ và tên, Ngày sinh, Giới tính, Quốc tịch, Số chứng minh thư, Ngày cấp, Nơi cấp, Số hộ chiếu, Ngày cấp, Nơi cấp, Địa chỉ đăng ký theo hộ khẩu: Điền đầy đủ theo CMND hoặc hộ chiếu của người lao động.

Lưu ý: Nếu người lao động là người Việt Nam, để trống các mục liên quan đến hộ chiếu. Nếu là người nước ngoài, chỉ điền các mục liên quan đến hộ chiếu.

• Địa chỉ cư trú: Điền theo địa chỉ tạm trú hoặc địa chỉ công ty nếu không có thông tin khác.
• Điện thoại liên hệ và Email: Điền thông tin của kế toán
• Ngày đăng ký: Là ngày bạn đăng ký.

Sau khi nhập xong, nhấn nút “Kiểm tra” để xem tờ khai hợp lệ chưa, sửa lại các mục sai nếu có.

Tiếp theo, chọn “Kết xuất tệp hồ sơ” với hai lựa chọn:

• Loại file xml: File để nộp cho cơ quan thuế
• Loại file excel: File lưu trữ (nếu cần)

Lưu ý: Không được đổi tên file vừa kết xuất.

Bước 3: Nộp file kết xuất qua mạng.

Truy cập vào web: tncnonline.com.vn, chọn “Đăng ký thuế” -> “Tổ chức chi trả”, điền các thông tin sau:

• Mã số thuế: MST của công ty
• Ngày cấp mã số thuế: Có thể tìm trong giấy phép kinh doanh hoặc tra cứu trên web: tracuunnt.gdt.gov.vn

Điền đầy đủ các thông tin và tải file kết xuất từ phần mềm QTTNCN 3.3.1 để gửi.

Cách Tra Cứu và Lấy Kết Quả Đăng Ký MST TNCN

Sau khi gửi hồ sơ, trong vòng từ 2 đến 7 ngày, truy cập lại web: tncnonline.com.vn -> chọn “Đăng ký thuế” -> “Tổ chức chi trả” -> “Tra cứu file” và kiểm tra trạng thái cấp mã:

• Nếu trạng thái “đã cấp mã”: Tải kết quả về máy để lấy MST
• Nếu trạng thái “chưa phê duyệt”: In file giấy và nộp trực tiếp cho cơ quan thuế quản lý.