Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về việc lập hóa đơn tiêu dùng nội bộ, theo Công văn 13289/CTTPHCM-TTHT năm 2023 của Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh, áp dụng cho doanh nghiệp trong các trường hợp tiêu dùng nội bộ và luân chuyển nội bộ.
Nội dung bài viết
I. Nguyên tắc lập hóa đơn tiêu dùng nội bộ
Theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nguyên tắc chung trong việc lập hóa đơn cho hàng hóa và dịch vụ tiêu dùng nội bộ bao gồm:
- Hóa đơn bắt buộc lập cho hàng hóa tiêu dùng nội bộ:
- Khi doanh nghiệp xuất hàng hóa hoặc dịch vụ để sử dụng nội bộ cho mục đích như khuyến mại, quảng cáo, mẫu dùng thử, tặng, biếu hoặc sử dụng trong các bộ phận hành chính, văn phòng (phục vụ hoạt động kinh doanh), thì cần lập hóa đơn và ghi rõ nội dung sử dụng nội bộ.
- Không áp dụng với hàng hóa luân chuyển nội bộ: Hàng hóa xuất chuyển kho để tiếp tục quá trình sản xuất hoặc vật tư dùng cho sản xuất không thuộc diện phải lập hóa đơn và kê khai thuế GTGT.
- Quy định lập hóa đơn cho tiêu dùng nội bộ:
- Hóa đơn cần ghi rõ các chi tiết như tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, nhưng không phải tính thuế giá trị gia tăng (GTGT) cho các sản phẩm tiêu dùng nội bộ.
- Nếu sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần tuân thủ định dạng chuẩn của cơ quan thuế và gửi dữ liệu hóa đơn đầy đủ, chính xác qua hệ thống kê khai điện tử theo quy định tại Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
II. Các trường hợp cụ thể về tiêu dùng nội bộ và luân chuyển nội bộ
- Hàng hóa luân chuyển nội bộ (không phải lập hóa đơn và không kê khai thuế GTGT)
- Định nghĩa: Luân chuyển nội bộ là hàng hóa hoặc vật tư di chuyển giữa các kho hoặc khu vực sản xuất khác nhau trong cùng một cơ sở sản xuất để tiếp tục quá trình sản xuất. Ví dụ bao gồm chuyển kho hàng hóa, vật tư, bán thành phẩm trong nội bộ doanh nghiệp.
- Không phải lập hóa đơn: Đối với hàng hóa luân chuyển nội bộ, không cần lập hóa đơn và không phải kê khai, nộp thuế GTGT, nhằm đơn giản hóa thủ tục và tránh phát sinh chi phí thuế không cần thiết trong quá trình sản xuất.
- Hàng hóa tiêu dùng nội bộ (phải lập hóa đơn nhưng không phải tính thuế GTGT)
- Sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp: Trường hợp doanh nghiệp sử dụng hàng hóa, dịch vụ phục vụ cho các hoạt động hành chính, tổ chức hội họp, văn phòng như phục vụ nước uống, hoặc để quảng cáo, khuyến mại, tặng cho khách hàng, cần lập hóa đơn tiêu dùng nội bộ.
- Không kê khai thuế GTGT: Các sản phẩm sử dụng cho mục đích này không phải kê khai, tính thuế GTGT. Ví dụ, công ty sản xuất nước uống đóng chai cung cấp nước uống trong cuộc họp nội bộ, sẽ lập hóa đơn nhưng không kê khai thuế GTGT.
III. Hướng dẫn lập hóa đơn điện tử cho tiêu dùng nội bộ
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế:
- Cấp mã bởi cơ quan thuế: Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, mã này bao gồm một dãy số giao dịch và chuỗi ký tự duy nhất do hệ thống mã hóa. Mã này được cấp trước khi gửi hóa đơn cho người mua, đảm bảo tính xác thực và tuân thủ quy định.
- Sử dụng khi yêu cầu mã hóa đơn: Các doanh nghiệp cần kiểm tra quy định cụ thể của cơ quan thuế để xác định khi nào bắt buộc sử dụng hóa đơn có mã.
- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế:
- Không cần mã hóa đơn của cơ quan thuế: Trường hợp này áp dụng cho các doanh nghiệp đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử nhưng không yêu cầu mã hóa đơn từ cơ quan thuế.
- Gửi trực tiếp cho khách hàng: Hóa đơn điện tử không có mã sẽ được doanh nghiệp lập và gửi trực tiếp đến khách hàng, phù hợp cho các giao dịch đơn giản hoặc giữa các đơn vị liên kết nội bộ.
IV. Tổng kết về lập hóa đơn tiêu dùng nội bộ
- Đối với tiêu dùng nội bộ tại bộ phận bán hàng hoặc văn phòng: Doanh nghiệp lập hóa đơn nhưng không tính thuế GTGT.
- Đối với luân chuyển nội bộ để tiếp tục sản xuất: Không cần lập hóa đơn, không kê khai thuế GTGT.
- Lựa chọn hóa đơn điện tử có hoặc không có mã: Tùy thuộc vào yêu cầu và tính chất giao dịch mà doanh nghiệp có thể chọn hóa đơn điện tử có hoặc không có mã của cơ quan thuế.
Doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định hiện hành để thực hiện đúng quy trình lập hóa đơn tiêu dùng nội bộ, đảm bảo tuân thủ pháp luật và giảm thiểu rủi ro trong hoạt động kinh doanh.