Để hướng dẫn chi tiết hơn về quy trình nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động online, dưới đây là các bước cụ thể và lưu ý cho từng giai đoạn.
Nội dung bài viết
1. Truy cập và Đăng nhập vào Cổng Dịch vụ công Quốc gia
Truy cập Website:
- Truy cập vào Cổng Dịch vụ công Quốc gia.
Đăng nhập:
- Sử dụng USB Token: Cắm thiết bị ký số USB Token vào máy tính và chọn “Đăng nhập” trên trang chủ.
- Nhập thông tin đăng nhập:
- Tên đăng nhập (số đăng ký kinh doanh hoặc mã số thuế của doanh nghiệp).
- Mật khẩu (nếu chưa có, hãy tạo tài khoản mới bằng cách chọn “Đăng ký” và làm theo hướng dẫn).
- Lưu ý: Doanh nghiệp cần cài đặt Công cụ ký điện tử theo hướng dẫn trên trang web để xác thực thông tin chữ ký số.
2. Tìm kiếm và Chọn Thủ tục
Chọn “Dịch vụ công trực tuyến”:
- Sau khi đăng nhập, trên giao diện chính, chọn mục “Dịch vụ công trực tuyến” để tiến hành tìm kiếm thủ tục.
Tìm kiếm thủ tục:
- Trong ô tìm kiếm, nhập tên thủ tục: “Liên thông đăng ký điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN và báo cáo tình hình sử dụng lao động”.
- Có thể dùng từ khóa như “báo cáo tình hình sử dụng lao động” để tìm nhanh hơn.
Chọn thủ tục và Nộp trực tuyến:
- Sau khi tìm được thủ tục, bấm vào “Nộp trực tuyến” để bắt đầu quá trình kê khai và nộp hồ sơ.
3. Kê khai Thông tin và Nộp Hồ sơ
Kê khai thông tin:
- Thông tin cơ bản: Điền đầy đủ các thông tin cần thiết như:
- Tên doanh nghiệp, mã số thuế.
- Địa chỉ trụ sở chính, chi nhánh (nếu có).
- Họ tên, số chứng minh nhân dân/căn cước công dân của người đại diện.
- Lựa chọn cơ quan nhận báo cáo: Chọn Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
Nộp hồ sơ:
- Tải lên các tài liệu cần thiết: Bao gồm Mẫu số 01/PLI Phụ lục I (báo cáo tình hình sử dụng lao động) và các tài liệu liên quan khác nếu có yêu cầu.
- Xác thực bằng chữ ký số: Sử dụng USB Token để ký xác thực hồ sơ điện tử.
Đăng ký và xác nhận:
- Sau khi hoàn tất kê khai, nhấn nút “Đăng ký” để nộp hồ sơ.
- Hệ thống sẽ hiển thị thông báo “Chúc mừng doanh nghiệp đã cập nhật thông tin cơ quan nhận báo cáo lao động thành công”. Bấm “Thoát” để kết thúc thủ tục.
4. Quản lý và Xử lý Hồ sơ
Nhập biểu mẫu khai báo:
- Doanh nghiệp tiếp tục nhập thông tin vào biểu mẫu khai báo và gửi hồ sơ trên hệ thống bảo hiểm xã hội (BHXH).
Xử lý hồ sơ bởi cán bộ BHXH:
- Cán bộ BHXH kiểm tra và xử lý hồ sơ. Nếu hồ sơ hợp lệ, sẽ được chấp nhận và cập nhật vào hệ thống.
Cập nhật dữ liệu và báo cáo:
- Cổng Dịch vụ công Quốc gia: Tự động lấy dữ liệu từ hệ thống cơ sở dữ liệu BHXH và gửi báo cáo về hệ thống một cửa của địa phương.
- Báo cáo định kỳ: Được gửi đến các cơ quan liên quan như Sở Lao động – Thương binh và Xã hội và cơ quan BHXH cấp huyện theo kỳ báo cáo quy định.
5. Hạn nộp báo cáo và Mẫu báo cáo
Hạn nộp báo cáo:
- Định kỳ 06 tháng: Trước ngày 05 tháng 6.
- Hằng năm: Trước ngày 05 tháng 12.
Mẫu báo cáo sử dụng:
- Mẫu số 01PLI Phụ lục I: Áp dụng theo Nghị định 145-2020-NĐ-CP. Mẫu này yêu cầu điền đầy đủ thông tin về tình hình sử dụng lao động, thay đổi số lượng lao động, và các thông tin liên quan khác.
6. Lưu ý và Hỗ trợ
Lưu ý:
- Đảm bảo tính chính xác: Thông tin kê khai phải chính xác, đầy đủ và đúng theo quy định pháp luật.
- Kiểm tra lại thông tin: Trước khi nộp, kiểm tra lại tất cả các thông tin và tài liệu đính kèm để tránh sai sót.
- Hỗ trợ kỹ thuật: Nếu gặp khó khăn trong quá trình nộp báo cáo online, có thể liên hệ với bộ phận hỗ trợ của Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc cơ quan BHXH địa phương để được hướng dẫn.
Việc nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động đúng thời hạn và đúng quy trình không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật mà còn tránh được các rủi ro về pháp lý và tài chính.