Xuất hóa đơn điều chỉnh giảm là một quy trình điều chỉnh giá trị hoặc thông tin trên một hóa đơn đã lập trước đó. Bài viết này sẽ hướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử điều chỉnh giảm theo thông tư 78/2021/TT-BTC.
Nội dung bài viết
Các Tình Huống Cần Điều Chỉnh Giảm Hóa Đơn
- Viết Sai Hóa Đơn: Khi thông tin trên hóa đơn (giá trị, số lượng, thông tin khách hàng) bị nhập sai hoặc thiếu sót, như ghi sai giá tiền hoặc thuế.
- Giảm Giá Bán Hàng Hóa: Khi sản phẩm hoặc dịch vụ bị lỗi hoặc chất lượng kém, và bạn quyết định giảm giá cho khách hàng.
- Chiết Khấu Thương Mại: Khi số tiền chiết khấu cuối cùng sau khi kết thúc chương trình bán hàng lớn hơn các khoản đã giảm trước đó.
- Điều Chỉnh Doanh Thu Trong Xây Dựng Hoặc Lắp Đặt: Khi giá trị quyết toán cuối cùng của một công trình thấp hơn giá trị tạm tính trước đó.
- Thay Đổi Điều Khoản Hợp Đồng: Khi hợp đồng giữa bạn và khách hàng thay đổi, ảnh hưởng đến giá trị hóa đơn.
- Hủy Giao Dịch Hoặc Trả Lại Hàng Hóa/Dịch Vụ: Khi có sự hủy bỏ giao dịch hoặc khách hàng trả lại hàng hóa hoặc dịch vụ.
- Thay Đổi Thuế Suất: Khi thuế suất thay đổi sau khi bạn đã lập hóa đơn gốc.
- Chuyển Đổi Hóa Đơn Từ Hóa Đơn Giấy Sang Hóa Đơn Điện Tử Hoặc Ngược Lại: Trong trường hợp chuyển đổi định dạng hóa đơn.
Mẫu Hóa Đơn Điều Chỉnh Giảm
Hóa đơn điều chỉnh giảm phải tuân thủ các quy định và mẫu do cơ quan thuế đưa ra. Dưới đây là ví dụ về mẫu hóa đơn điều chỉnh giảm theo thông tư 78/2021/TT-BTC.
HÓA ĐƠN ĐIỀU CHỈNH
- Số hóa đơn điều chỉnh: [Số hóa đơn điều chỉnh]
- Ngày lập: [Ngày lập]
- Ký hiệu hóa đơn: [Ký hiệu hóa đơn]
- Mã số thuế người bán: [Mã số thuế người bán]
- Tên người bán: [Tên người bán]
- Địa chỉ người bán: [Địa chỉ người bán]
- Số điện thoại người bán: [Số điện thoại người bán]
- Mã số thuế người mua: [Mã số thuế người mua]
- Tên người mua: [Tên người mua]
- Địa chỉ người mua: [Địa chỉ người mua]
- Số điện thoại người mua: [Số điện thoại người mua]
- Lý do điều chỉnh: [Lý do điều chỉnh, ví dụ: “Điều chỉnh giảm giá sản phẩm A từ 2,000,000đ/kg còn 1,000,000đ/kg”]
| STT | Tên hàng hoá/dịch vụ | ĐVT | Số lượng | Đơn giá | Thành tiền |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | [Tên hàng hoá/dịch vụ] | [Đơn vị tính] | [Số lượng] | [Đơn giá] | [Thành tiền] |
| 2 | [Tên hàng hoá/dịch vụ] | [Đơn vị tính] | [Số lượng] | [Đơn giá] | [Thành tiền] |
| 3 | [Tên hàng hoá/dịch vụ] | [Đơn vị tính] | [Số lượng] | [Đơn giá] | [Thành tiền] |
- Tổng tiền trước thuế: [Tổng tiền trước thuế]
- % Thuế GTGT: [Phần trăm thuế GTGT]
- Tiền thuế GTGT: [Tiền thuế GTGT]
- Tổng tiền sau thuế: [Tổng tiền sau thuế]
- Thông tin điều chỉnh:
- Giảm giá sản phẩm A từ 2,000,000đ/kg còn 1,000,000đ/kg
- Điều chỉnh thuế GTGT từ [Thuế GTGT gốc] thành [Thuế GTGT mới]
- Ký tên và đóng dấu:
- Người bán (Ký và đóng dấu): ___________________
- Người mua (Ký tên): ___________________
Cách Xuất Hóa Đơn Điện Tử Điều Chỉnh Giảm Theo Thông Tư 78
- Đăng Nhập Vào Hệ Thống Hóa Đơn Điện Tử: Truy cập hệ thống hóa đơn điện tử và đăng nhập vào tài khoản của bạn.
- Chọn Tùy Chọn Xuất Hóa Đơn Điều Chỉnh: Tìm và chọn tùy chọn để xuất hóa đơn điều chỉnh.
- Chọn Hóa Đơn Gốc Cần Điều Chỉnh: Tìm kiếm và chọn hóa đơn gốc bạn muốn điều chỉnh.
- Ghi Rõ Lý Do Điều Chỉnh: Điền rõ lý do điều chỉnh trên hóa đơn điều chỉnh.
- Chỉnh Sửa Thông Tin Trên Hóa Đơn Điều Chỉnh: Sửa các thông tin cần điều chỉnh (ví dụ: giá trị sản phẩm, số lượng, thuế GTGT).
- Ký Số Và Lưu Hóa Đơn Điều Chỉnh: Ký số và lưu hóa đơn điều chỉnh trong hệ thống.
- Gửi Hóa Đơn Điều Chỉnh Cho Người Mua Hoặc Cơ Quan Thuế: Gửi hóa đơn điều chỉnh thông qua hệ thống hoặc email.
- Lập Biên Bản Điều Chỉnh (Nếu Cần): Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử trên file word, in và đóng dấu (nếu cần).
- Kiểm Tra Và Báo Cáo Với Cơ Quan Thuế (Nếu Cần): Báo cáo với cơ quan thuế về hóa đơn điều chỉnh.
- Bảo Quản Hóa Đơn Điều Chỉnh: Lưu trữ hóa đơn điều chỉnh theo quy định của pháp luật.
Một Số Lưu Ý Khi Xuất Hóa Đơn Điều Chỉnh Giảm
- Lý Do Điều Chỉnh Rõ Ràng: Ghi rõ lý do điều chỉnh trên hóa đơn.
- Sửa Chữa Đúng Thông Tin Sai Sót: Chỉ sửa các thông tin bị sai sót hoặc cần điều chỉnh.
- Tuân Theo Quy Định Về Thuế: Đảm bảo tuân thủ các quy định về thuế khi điều chỉnh.
- Kiểm Tra Với Chuyên Gia Kế Toán: Tham khảo ý kiến của chuyên gia kế toán nếu cần thiết.
- Bảo Quản Hóa Đơn Điều Chỉnh: Lưu trữ hóa đơn điều chỉnh một cách an toàn và theo quy định.
- Báo Cáo Với Cơ Quan Thuế (Nếu Cần): Báo cáo với cơ quan thuế về hóa đơn điều chỉnh nếu cần.
- Xem Xét Thường Xuyên: Kiểm tra các quy định về xuất hóa đơn điều chỉnh thường xuyên.
- Hợp Lý Hóa Quy Trình Nội Bộ: Đảm bảo quy trình nội bộ cho việc xuất hóa đơn điều chỉnh giảm là hợp lý và dễ dàng thực hiện.
- Hợp Pháp Và Minh Bạch: Tuân thủ các quy định pháp luật và đảm bảo tính minh bạch trong các giao dịch.
- Số Lượng Hóa Đơn Điều Chỉnh Hợp Lý: Sử dụng quyền xuất hóa đơn điều chỉnh giảm một cách hợp lý và không lạm dụng.